Jak sestavit inventář AI
Inventář je společný přehled skutečného používání AI. Pomůže vám domluvit pravidla, zjistit chybějící informace a vybrat použití, která potřebují podrobnější posouzení. Začněte tím, co zjistíte od kolegů a z dostupných podkladů; neúplné záznamy označte k doplnění.
1. Vymezte, co zjišťujete
Domluvte zapojené týmy, člověka, který přehled sestaví, a místo pro jeho uložení. Zahrňte používané nástroje, probíhající pokusy i připravované záměry. Rozlišujte jejich stav, aby se plánované použití nezaměnilo za schválený provoz.
Zajímejte se také o AI funkce v běžném firemním softwaru, řešení od dodavatelů a systémy vyvíjené ve firmě. Jeden nástroj může mít více účelů: příprava veřejného textu a zpracování osobních údajů si zaslouží samostatné záznamy nebo jasně oddělená použití.
Výstup: dohodnutý rozsah inventáře a odpovědnost za jeho udržování.
2. Zeptejte se na skutečnou práci
Ptejte se na konkrétní úlohy, nikoli pouze na názvy aplikací. Pomohou krátké rozhovory, dotazník, přehled licencí, smlouvy a informace o používaných systémech.
- S čím vám AI pomáhá a jak často ji používáte?
- Co do nástroje vkládáte a co z něj přebíráte?
- Kdo výsledek kontroluje a kdo jej následně používá?
- Co se stane, když je výsledek chybný nebo nástroj není dostupný?
- Co o nástroji nebo pravidlech zatím nevíte?
Vysvětlete kolegům účel mapování a domluvte způsob řešení zjištěných problémů. Používání AI mimo přehled firmy se často odhalí právě při rozhovoru o každodenní práci.
Výstup: seznam použití s kontaktem na člověka, který umí doplnit podrobnosti.
3. Vyplňte záznam pro každé použití
Tabulku můžete zkopírovat do evidence, kterou už používáte. Výběr nástroje závisí na přístupech, změnách a potřebném rozsahu; viz nástroje pro evidenci.
| Údaj | Co zaznamenat |
|---|---|
| Identifikace | Název, interní označení a stav: záměr / pilot / provoz / ukončeno |
| Účel | Konkrétní úloha a očekávaný výsledek |
| Nástroj | Dodavatel, používaná varianta služby nebo verze a dostupná dokumentace |
| Lidé | Tým, uživatelé, odpovědná osoba a kontakt pro doplnění informací |
| Vstupy | Druhy dat, jejich původ, případné osobní či důvěrné údaje |
| Nakládání s daty | Kde se data zpracovávají, uchovávají a komu mohou být přístupná; co je potřeba zjistit |
| Výstupy | Kdo je přebírá, jak je kontroluje a jak ovlivňují další práci nebo rozhodnutí |
| Podmínky použití | Schválení, omezení, přístupy, propojení a postup při problému |
| Podklady | Odkazy na smlouvu, nastavení, pravidla a dosavadní posouzení |
| Otevřené otázky | Co chybí, kdo to doplní a do kdy |
| Aktualizace | Datum poslední kontroly a důvod příští revize |
Do přehledu nevkládejte hesla, API klíče ani skutečné citlivé ukázky. Popište druh dat a odkazujte na chráněné podklady podle přístupových oprávnění.
4. Určete, co potřebuje posouzení
Oddělte zjištěná fakta od pracovního odhadu. Záznam „nevíme, zda dodavatel data uchovává“ má vést k dohledání podmínek nebo nastavení. Nemá se automaticky změnit na „data se neuchovávají“.
Právní zařazení vychází z konkrétního systému, účelu a role organizace. Obecné interní hodnocení „nízké / střední / vysoké riziko“ nenahrazuje posouzení podle AI Actu. Navazuje průvodce klasifikací. Při zpracování osobních údajů posuďte také GDPR; smlouvu podle čl. 28 řešte tam, kde dodavatel vystupuje jako zpracovatel.
Výstup: seznam otázek, opatření a použití, která potřebují odborné posouzení, s přiřazenou odpovědností.
5. Udržujte přehled při změnách
Domluvte aktualizaci při zavedení nového nástroje, změně účelu, dat, dodavatele nebo odpovědnosti a při zjištění problému. Pravidelnou kontrolu přizpůsobte rozsahu a rizikům. Počet položek v tabulce sám neříká, zda přehled odpovídá skutečnosti.
- Každé použití má popsaný účel, stav a odpovědnou osobu.
- Jsou popsaná vstupní data, použití výstupů a jejich kontrola.
- Chybějící informace mají vlastníka a termín doplnění.
- Rozhodnutí a omezení jsou dohledatelná.
- Lidé vědí, jak nahlásit nové použití nebo změnu.
Připravit firemní pravidla · Checklist k AI Actu · Další šablony
Primární prameny: AI Act — informativní konsolidované znění k 27. 7. 2026; nařízení (EU) 2026/1744 — vyhlášeno 24. 7. 2026; GDPR — vyhlášené znění 4. 5. 2016. Tato inventura je pracovní pomůcka pro posouzení příslušné role a povinností.