DSAR Workflow Template

DSAR Workflow Template

---

DSAR Processing Checklist

Phase 1: Receipt (Day 0)

#	Akce	Status	Datum	Poznámka
1.1	DSAR přijat	☐
1.2	Zapsán do DSAR registru	☐
1.3	Přiděleno DSAR ID	☐		DSAR-[YYYY]-[NNN]
1.4	Identifikován typ žádosti	☐		Access/Erasure/Rectification/Portability/Objection
1.5	Přidělen owner	☐

Phase 2: Acknowledgment (Day 1-3)

#	Akce	Status	Datum	Poznámka
2.1	Potvrzující email odeslán	☐
2.2	Informace o timeline	☐		30 dní od přijetí
2.3	Request for clarification (pokud potřeba)	☐

Phase 3: Verification (Day 3-7)

#	Akce	Status	Datum	Poznámka
3.1	Ověření identity	☐
3.2	Metoda ověření	☐		Email/ID/Other
3.3	Identity potvrzena	☐

Phase 4: Data Collection (Day 7-20)

#	Akce	Status	Datum	Poznámka
4.1	Identifikace systémů s daty	☐
4.2	Production database	☐
4.3	CRM/Customer support	☐
4.4	Marketing systems	☐
4.5	Analytics	☐
4.6	Backup systems	☐
4.7	Third-party systems	☐
4.8	Data extrahována	☐

Phase 5: Processing (Day 20-25)

#	Akce	Status	Datum	Poznámka
5.1	Data review (obsahuje data třetích osob?)	☐
5.2	Redakce third-party data	☐
5.3	Formátování odpovědi	☐
5.4	QA check	☐

Phase 6: Response (Day 25-30)

#	Akce	Status	Datum	Poznámka
6.1	Response připravena	☐
6.2	Approved by DPO	☐
6.3	Secure delivery method	☐		Encrypted email/Portal
6.4	Response odeslána	☐
6.5	Delivery confirmed	☐

Phase 7: Documentation

#	Akce	Status	Datum	Poznámka
7.1	Audit log complete	☐
7.2	DSAR register updated	☐
7.3	Case closed	☐

---

DSAR Request Form

Informace o žadateli

Pole	Hodnota
Jméno	[PLACEHOLDER]
Email	[PLACEHOLDER]
Telefon	[PLACEHOLDER]
Customer ID (pokud znám)	[PLACEHOLDER]

Typ žádosti

• Přístup (Art. 15) - Chci kopii svých osobních údajů
• Výmaz (Art. 17) - Chci smazat své osobní údaje
• Oprava (Art. 16) - Chci opravit nepřesné údaje
• Přenositelnost (Art. 20) - Chci export dat ve strojově čitelném formátu
• Námitka (Art. 21) - Namítám proti zpracování
• Omezení (Art. 18) - Chci omezit zpracování
• Jiné - [PLACEHOLDER]

Specifikace žádosti

[PLACEHOLDER: Podrobný popis, co žadatel požaduje]

Ověření identity

Metoda	Výsledek
Email verification	☐ Ověřeno / ☐ Neověřeno
ID document	☐ Ověřeno / ☐ Neověřeno
Customer account	☐ Ověřeno / ☐ Neověřeno

---

Response Templates

Template A: Access Request Response

Předmět: Odpověď na vaši žádost o přístup k osobním údajům [DSAR-XXXX]

Vážený/á [JMÉNO],

Děkujeme za vaši žádost o přístup k osobním údajům ze dne [DATUM].

V příloze naleznete kopii vašich osobních údajů, které zpracováváme:

1. KATEGORIE ÚDAJŮ
   - Identifikační údaje: [seznam]
   - Kontaktní údaje: [seznam]
   - Transakční údaje: [seznam]
   - [další kategorie]

2. ÚČELY ZPRACOVÁNÍ
   [seznam účelů]

3. PŘÍJEMCI ÚDAJŮ
   [seznam příjemců]

4. DOBA UCHOVÁNÍ
   [retention periods]

5. VAŠE PRÁVA
   Máte právo na opravu, výmaz, omezení zpracování a přenositelnost.
   Máte právo podat stížnost u ÚOOÚ (www.uoou.cz).

Příloha: [název souboru]
Formát: [CSV/JSON/PDF]
Heslo pro soubor bylo zasláno separátně.

S pozdravem,
[DPO jméno]
Data Protection Officer
[firma]

Template B: Erasure Request Response

Předmět: Potvrzení výmazu osobních údajů [DSAR-XXXX]

Vážený/á [JMÉNO],

Potvrzujeme, že vaše žádost o výmaz osobních údajů ze dne [DATUM]
byla zpracována.

SMAZANÉ ÚDAJE:
- [kategorie 1]
- [kategorie 2]
- [kategorie 3]

PONECHANÉ ÚDAJE (zákonná povinnost):
- [kategorie] - důvod: [zákonná povinnost, retention X let]

DATA SMAZÁNA Z:
- Produkční databáze: [DATUM]
- Zálohy: budou smazány do [DATUM] (30-denní retention)
- Third-party systémy: [seznam + datum]

Pokud máte jakékoliv dotazy, kontaktujte nás na [email].

S pozdravem,
[DPO jméno]
Data Protection Officer
[firma]

Template C: Rejection Response

Předmět: Odpověď na vaši žádost [DSAR-XXXX]

Vážený/á [JMÉNO],

Děkujeme za vaši žádost ze dne [DATUM].

Po pečlivém posouzení vám bohužel nemůžeme vyhovět z následujících důvodů:

DŮVOD ODMÍTNUTÍ:
[ ] Nepodařilo se ověřit vaši identitu
[ ] Žádost je zjevně neopodstatněná nebo nepřiměřená
[ ] Zákonná povinnost uchovávat údaje ([specifikace])
[ ] Výkon nebo obhajoba právních nároků
[ ] Jiný důvod: [specifikace]

VAŠE MOŽNOSTI:
- Můžete poskytnout dodatečné informace pro ověření identity
- Můžete podat stížnost u ÚOOÚ (www.uoou.cz)
- Můžete se obrátit na soud

Pokud máte jakékoliv dotazy, kontaktujte nás na [email].

S pozdravem,
[DPO jméno]
Data Protection Officer
[firma]

---

DSAR Register Template

DSAR ID	Datum přijetí	Žadatel	Typ	Status	Deadline	Datum odpovědi	Owner
DSAR-2026-001
DSAR-2026-002

---

Exceptions & Extensions

Kdy lze prodloužit lhůtu

• Složitost žádosti
• Velký objem žádostí

Maximum: +2 měsíce (celkem 3 měsíce)

Povinnost: Informovat subjekt do 30 dní o prodloužení a důvodu

Kdy lze odmítnout

• Zjevně neopodstatněná žádost
• Nepřiměřená žádost (opakovaná)
• Nelze ověřit identitu
• Zákonné výjimky

Povinnost: Informovat o důvodech a právu stížnosti k ÚOOÚ