L1 Project Onboarding Checklist

L1 Project Onboarding Checklist

Interní dokument pro delivery tým Verze: 1.0 | Datum: 23.12.2025

---

Přehled projektu

Pole	Hodnota
Klient	[NÁZEV SPOLEČNOSTI]
Číslo projektu	[ČÍSLO]
Account Manager	[JMÉNO]
Project Lead	[JMÉNO]
Datum podpisu	[DATUM]
Kick-off datum	[DATUM]
Target completion	[DATUM]
Hodnota projektu	[ČÁSTKA] CZK

---

Fáze 0: Deal Closed → Kick-off (Dny 1-5)

Administrativní setup

#	Úkol	Zodpovědný	Deadline	Status
0.1	Smlouva podepsána a archivována	AM	D+0	☐
0.2	Faktura za 1. platbu (50%) vystavena	Finance	D+1	☐
0.3	Projekt založen v CRM/PM systému	AM	D+1	☐
0.4	Project Lead přiřazen	AM	D+1	☐
0.5	Interní kick-off (AM → PL handover)	AM + PL	D+2	☐
0.6	Welcome email klientovi odeslán	PL	D+2	☐
0.7	Kick-off meeting naplánován	PL	D+3	☐
0.8	Přístupové údaje od klienta (pokud potřeba)	PL	D+5	☐

Interní handover checklist (AM → PL)

INFORMACE K PŘEDÁNÍ:
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

☐ Discovery call notes
☐ Proposal a signed contract
☐ Kontaktní osoby na straně klienta
☐ Hlavní pain points a priority
☐ Specifické požadavky / customizace
☐ Timeline expectations
☐ Rizika a red flags (pokud nějaké)
☐ Upsell opportunities (L2+)

Welcome email šablona

Subject: Vítejte v AI-Native Entry Framework™ | Další kroky

Dobrý den [JMÉNO],

děkujeme za důvěru! Těšíme se na spolupráci.

Jsem [JMÉNO], váš Project Lead pro tento projekt.
Budu vaším hlavním kontaktem po celou dobu.

DALŠÍ KROKY:
1. Kick-off meeting: [DATUM, ČAS]
   [LINK NA CALL / ADRESA]

2. Před kick-offem prosím připravte:
   • Seznam AI nástrojů, které používáte
   • Kontakt na osobu z HR (pro školení)
   • Kontakt na osobu z IT/Security (pro politiky)

3. Pošlete mi prosím:
   • Logo firmy (pro customizaci dokumentů)
   • Existující IT/AI politiky (pokud máte)

Máte-li otázky, jsem k dispozici.

S pozdravem,
[JMÉNO]
[TELEFON]

---

Fáze 1: Assessment (Týden 1)

Kick-off meeting agenda (60-90 min)

KICK-OFF MEETING AGENDA
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

1. ÚVOD (10 min)
   ☐ Představení týmu (obě strany)
   ☐ Cíle projektu
   ☐ Timeline overview

2. DISCOVERY (30 min)
   ☐ AI inventura - jaké nástroje, kdo, jak
   ☐ Existující politiky a procesy
   ☐ Organizační struktura (kdo schvaluje co)
   ☐ Specifické požadavky / obavy

3. LOGISTICS (15 min)
   ☐ Komunikační kanály (email, Teams, Slack?)
   ☐ Klíčové kontaktní osoby
   ☐ Review cykly a schvalovací proces
   ☐ Školení - formát, počet lidí, termíny

4. DALŠÍ KROKY (10 min)
   ☐ Deliverables týden 1
   ☐ Potřebné vstupy od klienta
   ☐ Datum příštího check-inu

5. Q&A (15 min)

Assessment aktivity

#	Úkol	Zodpovědný	Deadline	Status
1.1	Kick-off meeting proběhl	PL	T1 D1	☐
1.2	Kick-off notes zpracovány a odeslány	PL	T1 D2	☐
1.3	AI inventura dokončena	PL	T1 D3	☐
1.4	Gap analýza provedena	PL	T1 D4	☐
1.5	Risk assessment dokončen	PL	T1 D5	☐
1.6	Assessment report draft	PL	T1 D5	☐
1.7	Assessment report odeslán klientovi	PL	T1 D5	☐

Assessment deliverables

Deliverable	Šablona	Status
AI Inventory List	templates/ai-inventory.xlsx	☐
Gap Analysis Report	templates/gap-analysis.md	☐
Risk Assessment Matrix	templates/risk-matrix.xlsx	☐
Assessment Summary (pro klienta)	templates/assessment-summary.md	☐

---

Fáze 2: Policy & Governance (Týden 2-3)

Týden 2: Drafting

#	Úkol	Zodpovědný	Deadline	Status
2.1	AI Acceptable Use Policy - draft	PL	T2 D3	☐
2.2	Quick Reference Card - draft	PL	T2 D3	☐
2.3	Data Classification Guide - draft	PL	T2 D4	☐
2.4	Decision Tree - draft	PL	T2 D4	☐
2.5	Incident Report Form - draft	PL	T2 D5	☐
2.6	Všechny drafty odeslány k review	PL	T2 D5	☐
2.7	Check-in call s klientem	PL	T2 D5	☐

Týden 3: Review & Finalizace

#	Úkol	Zodpovědný	Deadline	Status
3.1	Feedback od klienta obdržen	Klient	T3 D2	☐
3.2	Revize dokumentů dle feedbacku	PL	T3 D3	☐
3.3	Finální verze k odsouhlasení	PL	T3 D4	☐
3.4	Dokumenty schváleny klientem	Klient	T3 D5	☐
3.5	Finální verze s logem klienta	PL	T3 D5	☐

Policy deliverables checklist

#	Dokument	Draft	Review	Final	Schváleno
1	AI Acceptable Use Policy	☐	☐	☐	☐
2	Quick Reference Card	☐	☐	☐	☐
3	Data Classification Guide	☐	☐	☐	☐
4	AI Decision Tree	☐	☐	☐	☐
5	Incident Report Form	☐	☐	☐	☐

Customizace dokumentů

CUSTOMIZACE PRO KLIENTA:
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

☐ Logo klienta vloženo
☐ Název společnosti nahrazen
☐ Kontaktní údaje (email, telefon)
☐ Specifické AI nástroje (povolené/zakázané)
☐ Odvětvově specifické příklady
☐ Interní terminologie klienta
☐ Eskalační kontakty

---

Fáze 3: Training (Týden 4-5)

Příprava školení

#	Úkol	Zodpovědný	Deadline	Status
4.1	Školící prezentace customizována	PL	T4 D2	☐
4.2	Training quiz připraven	PL	T4 D2	☐
4.3	FAQ dokument draft	PL	T4 D3	☐
4.4	Termín školení potvrzen	Klient	T4 D3	☐
4.5	Pozvánky na školení odeslány	Klient	T4 D4	☐
4.6	Technický test (pokud online)	PL	T4 D5	☐

Školení - logistika

ŠKOLENÍ SETUP:
━━━━━━━━━━━━━

Formát:        [ ] Prezenčně  [ ] Online  [ ] Hybrid
Datum:         _______________
Čas:           _______________
Délka:         _____ minut
Počet účastníků: _____
Místo/Link:    _______________

TECHNICKÉ POŽADAVKY (online):
☐ Video call platforma potvrzena
☐ Screen sharing funguje
☐ Backup plan (telefon) připraven

TECHNICKÉ POŽADAVKY (prezenčně):
☐ Projektor / TV
☐ Prezentér (clicker)
☐ Tištěné Quick Reference Cards
☐ Flipchart / tabule

Provedení školení

#	Úkol	Zodpovědný	Deadline	Status
5.1	Školení provedeno	PL/Trainer	T5 D1-3	☐
5.2	Attendance list podepsán	PL	T5 D3	☐
5.3	Quiz rozeslán účastníkům	PL	T5 D3	☐
5.4	Quiz výsledky vyhodnoceny	PL	T5 D5	☐
5.5	Certifikáty vygenerovány	PL	T5 D5	☐
5.6	FAQ aktualizováno dle Q&A	PL	T5 D5	☐

Training deliverables checklist

#	Dokument	Připraveno	Customizováno	Odesláno
1	Školící prezentace	☐	☐	☐
2	Training Quiz	☐	☐	☐
3	FAQ dokument	☐	☐	☐
4	Attendance list	☐	☐	☐
5	Certifikáty	☐	☐	☐

Školení - metriky

TRAINING METRICS:
━━━━━━━━━━━━━━━━

Počet pozvaných:     _____
Počet účastníků:     _____
Účast (%):           _____

Quiz výsledky:
• Průměrné skóre:    _____%
• Pass rate (>70%):  _____%
• Nejhorší otázka:   #_____

Feedback (1-5):      _____

---

Fáze 4: Handover (Týden 6)

Finalizace a předání

#	Úkol	Zodpovědný	Deadline	Status
6.1	Implementation Guide dokončen	PL	T6 D2	☐
6.2	Všechny dokumenty v finální verzi	PL	T6 D2	☐
6.3	Handover meeting naplánován	PL	T6 D3	☐
6.4	Handover balíček připraven	PL	T6 D3	☐
6.5	Handover meeting proběhl	PL	T6 D4	☐
6.6	Předávací protokol podepsán	PL + Klient	T6 D4	☐
6.7	Faktura za 2. platbu (50%)	Finance	T6 D5	☐
6.8	Project closure v CRM	PL	T6 D5	☐

Handover balíček

HANDOVER PACKAGE:
━━━━━━━━━━━━━━━━━

DOKUMENTY (finální verze):
☐ AI Acceptable Use Policy
☐ Quick Reference Card
☐ Data Classification Guide
☐ AI Decision Tree
☐ Incident Report Form
☐ Školící prezentace
☐ Training Quiz
☐ FAQ dokument
☐ Implementation Guide
☐ Gap Analysis Report

DODATEČNÉ MATERIÁLY:
☐ Attendance list ze školení
☐ Quiz výsledky (anonymizované)
☐ Certifikáty účastníků

FORMÁT:
☐ ZIP archiv se všemi dokumenty
☐ Shared folder (Google Drive / OneDrive)
☐ USB disk (pokud požadováno)

Handover meeting agenda

HANDOVER MEETING (45-60 min)
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

1. PROJECT SUMMARY (10 min)
   ☐ Co jsme udělali
   ☐ Klíčové výstupy
   ☐ Dosažené cíle

2. DELIVERABLES WALKTHROUGH (15 min)
   ☐ Přehled všech dokumentů
   ☐ Kde je najdou
   ☐ Jak je používat

3. NEXT STEPS PRO KLIENTA (10 min)
   ☐ Rollout politiky všem zaměstnancům
   ☐ Nastavení incident reportingu
   ☐ Pravidelný refresh (doporučení)

4. SUPPORT & FOLLOW-UP (10 min)
   ☐ 30 dní email support
   ☐ Kontakt pro dotazy
   ☐ Doporučení pro Level 2+

5. FEEDBACK & CLOSE (10 min)
   ☐ Co fungovalo
   ☐ Co zlepšit
   ☐ Testimonial request
   ☐ Podpis předávacího protokolu

Předávací protokol

PŘEDÁVACÍ PROTOKOL
━━━━━━━━━━━━━━━━━━

Projekt: [NÁZEV]
Klient: [KLIENT]
Datum: [DATUM]

DELIVERABLES:
☐ AI Acceptable Use Policy       Předáno: ___
☐ Quick Reference Card           Předáno: ___
☐ Data Classification Guide      Předáno: ___
☐ AI Decision Tree               Předáno: ___
☐ Incident Report Form           Předáno: ___
☐ Školící prezentace             Předáno: ___
☐ Training Quiz                  Předáno: ___
☐ FAQ dokument                   Předáno: ___
☐ Implementation Guide           Předáno: ___
☐ Assessment Report              Předáno: ___

ŠKOLENÍ:
Datum: _______________
Účastníků: _____
Pass rate: _____%

POZNÁMKY:
_________________________________
_________________________________

Za TECHNOMATON:          Za klienta:
_______________          _______________
Datum:                   Datum:

---

Fáze 5: Post-Project (Týden 7+)

30-day support period

#	Úkol	Zodpovědný	Deadline	Status
7.1	Support period aktivní	PL	T7-T10	☐
7.2	Check-in email (T7)	PL	T7	☐
7.3	Dotazy zodpovězeny (průběžně)	PL	T7-T10	☐
7.4	Check-in email (T10)	PL	T10	☐
7.5	Support period ukončen	PL	T10	☐

Post-project follow-up

#	Úkol	Zodpovědný	Deadline	Status
8.1	NPS/Feedback survey odeslán	AM	T7	☐
8.2	Testimonial request	AM	T8	☐
8.3	Case study draft (pokud souhlas)	Marketing	T10	☐
8.4	L2+ upsell conversation	AM	T8-T12	☐
8.5	90-day check-in naplánován	AM	T12	☐

Check-in email šablony

Week 7 - První check-in:

Subject: Jak se daří s AI governance? | Check-in

Dobrý den [JMÉNO],

uplynul týden od předání projektu.
Chtěl jsem se zeptat, jak se vám daří s implementací.

• Podařilo se distribuovat AI Policy všem zaměstnancům?
• Jsou nějaké otázky nebo nejasnosti?
• Funguje incident reporting?

Jsem k dispozici pro jakékoliv dotazy -
máte ještě 3 týdny support period.

S pozdravem,
[JMÉNO]

Week 10 - Support period end:

Subject: Ukončení support period | Další spolupráce

Dobrý den [JMÉNO],

30denní support period končí tento týden.

SHRNUTÍ:
• Předali jsme [X] dokumentů
• Proškolili jsme [X] zaměstnanců
• Zodpověděli jsme [X] dotazů

CO DÁL:
Pokud máte zájem o další rozvoj AI kompetencí,
nabízíme:

• L2: AI-Native Foundations (2-denní školení)
• L2+: Discovery Workshop pro mapování use cases

Rád to proberu na krátkém callu.
Kdy by se vám hodilo?

S pozdravem,
[JMÉNO]

---

Quality Checklist

Před kick-offem

PRE-KICKOFF QA:
━━━━━━━━━━━━━━

☐ Smlouva podepsána
☐ 1. platba vystavena
☐ Kick-off naplánován
☐ Klient obdržel welcome email
☐ Interní handover proběhl

Před odesláním dokumentů

DOCUMENT QA:
━━━━━━━━━━━━

☐ Logo klienta správně
☐ Název firmy správně (všude)
☐ Kontaktní údaje aktuální
☐ Žádné placeholder texty [XXX]
☐ Formátování konzistentní
☐ PDF správně generované
☐ Spelling/grammar check

Před školením

TRAINING QA:
━━━━━━━━━━━━

☐ Prezentace customizovaná
☐ Příklady relevantní pro odvětví
☐ Technika otestovaná
☐ Backup materiály připraveny
☐ Quiz funkční

Před handoverem

HANDOVER QA:
━━━━━━━━━━━━

☐ Všechny deliverables kompletní
☐ Handover balíček připraven
☐ Předávací protokol připraven
☐ Faktura připravena
☐ NPS survey připraven

---

Eskalace a rizika

Eskalační matice

Situace	Eskalovat na	Timeline
Klient nereaguje >3 dny	AM	Ihned
Scope creep (nové požadavky)	AM	Ihned
Deadline ohrožen	AM + Management	Ihned
Negativní feedback	AM + Management	Do 24h
Platba neobdržena	Finance + AM	Po splatnosti

Běžná rizika a mitigace

Riziko	Pravděpodobnost	Mitigace
Klient nedodá vstupy včas	Střední	Reminder emails, deadline v contractu
Review trvá příliš dlouho	Střední	Max 2 kola review, timeline enforcement
Nízká účast na školení	Nízká	Mandatory attendance od HR
Změna kontaktní osoby	Nízká	Dokumentovat vše, handover meeting
Scope creep	Střední	Change request process

---

Komunikační plán

Standardní touchpoints

Kdy	Typ	Od	Pro	Obsah
D+2	Email	PL	Klient	Welcome + kick-off invite
T1 D1	Meeting	PL	Klient	Kick-off
T1 D2	Email	PL	Klient	Kick-off notes
T2 D5	Call	PL	Klient	Check-in, drafts review
T3 D5	Email	PL	Klient	Final docs for approval
T5 D3	Meeting	PL	Klient	Training
T6 D4	Meeting	PL	Klient	Handover
T7	Email	PL	Klient	Check-in #1
T10	Email	PL/AM	Klient	Check-in #2 + upsell

Interní reporting

Kdy	Typ	Od	Pro	Obsah
Weekly	Update	PL	AM	Progress, issues, next week
Při riziku	Alert	PL	AM + Mgmt	Issue + proposed solution
Po handover	Summary	PL	AM	Final report, learnings

---

Šablony a zdroje

Dokumentové šablony

Šablona	Lokace
AI Acceptable Use Policy	templates/l1/01-ai-policy.md
Quick Reference Card	templates/l1/02-quick-ref.md
Data Classification	templates/l1/03-data-class.md
Decision Tree	templates/l1/04-decision-tree.md
Incident Report	templates/l1/05-incident.md
Training Slides	templates/l1/06-training.pptx
Quiz	templates/l1/07-quiz.md
FAQ	templates/l1/08-faq.md
Implementation Guide	templates/l1/09-impl-guide.md

Email šablony

Šablona	Lokace
Welcome email	templates/emails/l1-welcome.md
Kick-off notes	templates/emails/l1-kickoff-notes.md
Document review request	templates/emails/l1-review-request.md
Training invitation	templates/emails/l1-training-invite.md
Handover email	templates/emails/l1-handover.md
Check-in emails	templates/emails/l1-checkin.md

---

Project Sign-off

PROJECT COMPLETION SIGN-OFF
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

Projekt: _______________________
Klient: _______________________
Completion date: _______________

CHECKLIST:
☐ Všechny deliverables předány
☐ Předávací protokol podepsán
☐ Školení provedeno, quiz completed
☐ 2. platba vyfakturována
☐ CRM aktualizováno
☐ Lessons learned dokumentovány
☐ Upsell opportunity identifikována

Project Lead: _________________ Date: _______
Account Manager: ______________ Date: _______

---

Dokument připraven: 23.12.2025 Verze: 1.0 Interní použití - TECHNOMATON